Нині кількість листів, що надходять на електронну скриньку, зростає щодня. Робочі листи, розсилка та різноманітні нагадування накопичуються у скриньці й тоді дуже складно знайти потрібний лист. Тож пропонуємо декілька порад, як користуватися електронною поштою правильно.

 

• Знайдіть листи з найбільшими прикріпленими файлами і, якщо є змога, видаліть їх. В Gmail для цього потрібно ввести в пошук запит: larger: 5mb older_than: 1y (так знайдуться листи більші ніж 5 мегабайтів і яким понад рік).

 

• Вставляйте в лист посилання на розміщений файл замість його прикріплення.

 

• Видаляйте вкладені файли під час пересиланні листів, якщо у них немає потреби.

 

• Якщо якість світлини не має значення, вибирайте мінімальний розмір.

 

• Раз на місяць проглядайте пошту та видаляйте старі листи, які втратили актуальність.

 

• Регулярно очищайте папку «Видалені», якщо система не робить цього автоматично.

 

• Ретельно перевіряйте листи перед надсилання, щоб уникнути листів навздогін.

 

• Якщо ви помітили, що в скриньці багато непрочитаної розсилки, відпишіться від неї. Рекламна розсилка та новинні листи завжди мають форматування і відповідно важать більше. Якщо за місяць згадаєте та засумуєте за ними, завжди можна знову підписатися.

 

• Те саме стосується і сповіщень із соціальних мереж. Вони часто дублюють те, що ми і так отримуємо через застосунки. І цим створюють інформаційний шум і засмічують скриньку.

 

• Скорочуйте до мінімуму кількість отримувачів. Не ставте в копію зайвих людей. Це і правило сучасного етикету, і запорука зменшення екосліду вашого мейлу.

 

• Додавайте в кінці листа NNTR (No Need To Reply) чи аналогічне формулювання українською, щоб повідомити отримувача, що йому не потрібно відповідати на цей імейл. Багато людей боїться здатися неввічливими та пишуть «Дякую! І вам». Це часто зайве.