Під час визначення розміру пенсії страховий стаж після 1 січня 2004 року враховують за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку. А от для підтвердження частини стажу роботи, яка припадає на період до 2004 року, трудова книжка відіграє велику роль. За її відсутності або якщо в ній немає записів про окремі періоди роботи, трудовий стаж особи встановлюють на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби або в архівних установах.

– Для підтвердження трудового стажу органи Пенсійного фонду також приймають довідки, виписки з наказів, особові рахунки й відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їхнє виконання та інші документи, що містять дані про періоди роботи. Ці документи мають підписати посадові особи й засвідчити печаткою підприємства, – розповідає заступник начальника ПФУ в м. Черкаси Наталія Сергієнко. – Для підтвердження трудового стажу приймають лише ті відомості про період роботи, які внесено в довідки на підставі документів. Якщо в поданому документі про стаж згадано лише рік без точної дати, то за дату беруть 1 липня відповідного року. А якщо не зазначено число місяця, то ним вважають 15-те число відповідного місяця. Для підтвердження трудового стажу можуть приймати також профспілкові членські квитки. У такому разі в стаж враховують лише той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.

У разі, якщо документи про трудовий стаж не збереглися з причин, незалежних від особи, підтвердження трудового стажу здійснюють органи Пенсійного фонду на підставі свідчень двох очевидців:
Якщо немає документів про наявний стаж роботи й неможливо їх отримати у зв’язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями, стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюють на підставі свідчень не менш як двох очевидців, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (зокрема й колгоспі) або в одній системі.

Якщо немає документів про наявний стаж роботи й неможливо їх отримати внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або немає з інших причин, ніж ті, які зазначено вище, трудовий стаж установлюють на підставі свідчень не менш як двох очевидців, які б знали заявника по спільній із ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі й мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.

У разі, якщо періоди роботи зараховують у трудовий стаж на підставі свідчень очевидців, один із яких свідчить про роботу заявника за більший період, ніж інші, встановленим вважають період, який підтвердили два або більше свідків.