Масштабне оцифрування документів стартувало в Державному архіві Черкаської області. Нині одна з кімнат установи перетворилася на справжню лабораторію, зі стосами справ, документів та сучасною технікою. На такому обладнанні працюють двоє операторів – саме так зветься посада фахівців, які фотографують сторінку за сторінкою архівних справ. Деяким із матеріалів понад кілька століть. Попри вік документи у хорошому стані, адже роками вони ретельно зберігалися в архівах при потрібній температурі та догляді. Серед старовинних документів – метричні книги, матеріали із фондів міських, міщанських, земських, земельних, сільських управ, релігійних установ, органів юстиції.
Операторка Катерина Котюх зізнається, така робота надзвичайно цікава. Кожну відскановану справу вона ретельно описує у спеціальній комп’ютерній програмі. Документи, що потрапляють до рук операторів, різноманітні за своїм змістом.
«Ми почали із метричних книг – записів про народження, смерть та одруження, а потім почали сканувати документи земських управ. Нині я працюю саме над такими документами. Це інформація зі шкіл, лікарень та різноманітна статистика», − розповідає пані Катерина.
Щодня оператори відскановують від двох до двох тисяч восьмиста сторінок, говорить Катерина Котюх. Каже, під час роботи намагається звертати увагу на різноманітні цікаві записи та дрібниці, як-от роки, коли жінки одружувалися в давнину, каліграфію, почерк та час створення документу.
«Але, насамперед, для мене головне якісно зробити картинку. Документ потрібно добре сфотографувати й занести до комп’ютера правильні дані. Тому багато часу для того, аби роздивлятися матеріали немає», − говорить операторка.
Кожна сторінка – особлива, а архівна справа – індивідуальна. Усі вони несуть важливу інформацію, мають чималу історичну, культурну та культурознавчу цінність, яку потрібно зберегти крізь роки.
Аби фото вийшли якісними, оператори пройшли відповідне навчання. Фаховості процесу сприяє і техніка: спеціальний стіл, світло та фотоапарат. Спочатку заповнюється електронний формуляр. Важливо вказати все: вид документу, рік написання, місце створення. Далі розпочинається сам процес оцифрування документу.
Директорка архіву Тетяна Клименко розповідає, така важлива для історії подія розпочалася у вересні 2022 року. Саме тоді Державний архів Черкаської області підписав угоду із американською корпорацією «Family Search Internetional» про співпрацю, метою якої є оцифрування документів Національного архівного фонду України генеалогічного характеру та створення фонду користування на такі документи.
Із цього часу працівники архіву почали активно готуватися. Зокрема, створили лабораторію, в якій дотрималися всіх необхідних вимог. Це мало бути приміщення без вікон, куди встановили сучасне обладнання для оцифрування.
«Були підготовлені спеціальні оператори, про яких ми вже згадували, які здійснюють шифрування таких документів», − говорить Тетяна Клименко.
Спершу працівники архіву підготували справи та документи за 17−19 століття. На другому та третьому етапах фотографувати будуть більш пізні матеріали. Фахівці черкаського архіву готують їх перелік. Така робота займе великий проміжок часу, пояснює директорка.
«Думаю, що за рік оператори оцифрувати всі документи не встигнуть. Ми підготували понад 400 фондів, близько 20 тисяч справ і буде оцифровано понад півтора мільйона документів», − розповідає директорка архіву.
Головною метою такої роботи є збереження паперових документів на роки, а також можливість користувачам ознайомитися з ними не приходячи до архівів. Кожен із охочих зможе переглянути потрібну йому справу віддалено. Адже відскановані матеріали опублікують на сайті «Family Search Internetional».
Нині запрацювала й картотека відцифрованих документів. Для дослідників така робота є цікавою та потрібною, адже користуватися документами в електронному вигляді вони зможуть завітавши до архіву.
«Ми будемо надавати всю необхідну інформацію нашим користувачам. Окрім того, наші партнери нам нададуть копії оцифрованих документів до фонду користування. Ті дослідники, які будуть приходити до читального залу і не матимуть можливості ознайомлюватися в онлайн-сервісах і на сайті, матимуть можливість знайомитися з оцифрованими документами саме в державному архіві Черкаської області в електронному вигляді», − пояснює пані Тетяна.
Варто нагадати, що 2 червня 2020 року голова Укрдержархіву Анатолій Хромов підписав меморандум про співпрацю між державною архівною службою України та корпорацією «Family Search Internetional». Відтоді черкаський архів працює, аби зберегти якомога більше документів у електронному вигляді. Таким чином вони будуть захищені від знищення та загроз.
Слава Ярова
